Dans un contexte économique où l'optimisation des coûts est cruciale, valoriser les données d'achats de son entreprise peut devenir un levier stratégique pour améliorer la rentabilité. Mais comment transformer ces informations en véritable atout ? Voici un guide pratique pour vous accompagner dans cette démarche.
1. Récupérer les données depuis les informations comptables
La première étape consiste à extraire les données pertinentes des systèmes comptables de l'entreprise. Ces informations se trouvent généralement dans les modules de comptabilité fournisseurs ou dans les rapports de dépenses de l'ERP (SAP, Oracle , QuickBooks Company , Sage...). Pour récupérer ces données, il est essentiel de bien structurer vos processus de comptabilisation des achats, notamment en veillant à ce que chaque transaction soit correctement classée.
Les comptes comptables concernés sont les comptes de charges 60, 61, 62 pour les charges d'exploitation, dans le compte de résultat. Il faut rajouter également les comptes 23 du bilan pour les achats d'investissement (investissement en cours).
L'objectif de cette première phase est d'obtenir une vision du "dépensé" de l'entreprise pour les achats.
2. Les informations à identifier
Voici un aperçu des données comptables que vous pouvez exploiter :
- Montant des achats : Le suivi des montants permet de repérer les postes de dépenses les plus importants. => accessible depuis les données comptables
- Fournisseur : Identifier les fournisseurs stratégiques pour mieux négocier. => accessibles depuis les données comptables. Le code NACE du fournisseur donne de plus une information sur le secteur et donc potentiellement sur les indices INSEE à rapprocher de l'achat
- Type d'achats : Distinction entre fournitures, services ou travaux, ce qui facilite l'analyse des coûts par catégorie => la comptabilité peut donner une partie des informations, le reste est à faire "à la main" sauf si vous avez défini des articles d'achat qui portent ces informations
- Nature des achats : Achat de production (matières premières) ou achats généraux (bureautique, transport), pour comprendre la répartition des dépenses => idem type d'achats
- Achats de commodités: Énergie, consommables, où les prix sont souvent volatils. => la comptabilité peut donner les infos : les consommables, par exemple, sont en classe 60.
- Achats de projets ou d'investissement : Dépenses ponctuelles, souvent importantes, qui nécessitent une gestion spécifique => plus complexes à suivre, il faut soigneusement enrichir les informations d'achat pour avoir une bonne vision de ces dépenses.
3. Les données sur les prix et les indices
Le suivi des prix est essentiel pour évaluer la compétitivité de vos achats. En plus des prix négociés, intégrez des indices économiques comme ceux de l' Insee ou du Comité National Routier pour suivre les évolutions des coûts sectoriels. On peut aussi se fier aux données de la Banque de France pour la parité des monnaies et pour les taux d'intérêts. Il existe beaucoup d'autres sources d'information gratuite ou payante.
La segmentation par secteur des dépenses d'achats permet de comparer l'évolution des prix dans l'entreprise avec celle de ou des indices sectoriels correspondant.
On peut ainsi approcher une décomposition du "panier de l'entreprise", c'est à dire de la pondération des différents inducteurs de coûts d'achats de l'entreprise.
Par exemple, une entreprise industrielle pourrait avoir une répartition de ses achats avec :
- 20% d'énergie (électricité, gaz, fioul, vapeur...),
- 15% de matière première (métaux, produits chimiques, produits agricole ....) ,
- 5% d'achats de fournitures industriels (EPI, produits de nettoyage de l'outil de production, outillage...) ,
- 30% d'achat de machines (centre d'usinage, machine spéciale, etc : en investissement),
- 25% de main d’œuvre de sous traitance et intérim,
- 5% d'achat généraux (bureautique, administratifs, informatique...).
Cette vision permet alors de rapidement identifier les points forts et les points faibles des pratiques d'achat de l'entreprise.
4. Les données sur les secteurs de marché et le marketing achat
Le marketing achat consiste à analyser les marchés fournisseurs pour identifier les meilleures opportunités. Pour cela, il est important de surveiller les tendances sectorielles et les pratiques de vos concurrents.
Comme pour les ventes, il existe un marché des achats, et si votre entreprise représente 50% des achats d'un marché donné, votre position n'est pas la même que si elle n'en représente que 1%. Il peut même arriver que certains fournisseurs refuse de vous livrer, vous considérant comme un trop petit client. Connaitre ses marchés d'achat et sa position sur chacun de ses marchés est donc stratégique. Cela peut amener à modifier le produit de l'entreprise pour changer de marché d'approvisionnement, par exemple, en utilisant un équipement standard pour revenir sur un marché plus concurrentiel avec plus d'offres.
Les données concernant l'analyse de sa position sur un marché sont autant internes qu'externes à l'entreprise. Des études de marché existent pour l'externe. On peut aussi la faire réaliser par des prestataires spécialisés. (Xerfi, Les Echos Etudes, Euromonitor International , Consumer Panel Services GfK ...) . La Direction Générale des Entreprises mets à disposition des dossiers qui peuvent donner des informations utiles.
Pour les données internes, la connaissance des volumes d'achats, des prix et du niveau de qualité est incontournable et rassembler toutes ces données n'est pas toujours facile.
5. La définition des besoins internes
Pour bien acheter, il faut bien définir son besoin. C'est à ce stade de la définition du besoin que les gains sont les plus importants. Définir ce besoin passe donc par la collecte auprès de toutes les parties prenantes internes des données qualitatives et quantitatives concernant le besoin.
La prévision de ces besoins internes est étroitement liée à la prévision de votre activité globale et si la synchronisation entre évolution de CA et évolution des Achats est mauvaise, les risques sont soit d'avoir des ruptures et ne pas pouvoir suivre la cadence en cas de hausse de l'activité, ou au contraire, de s'adapter trop tardivement à une réduction de l'activité et voir le CA passé en dessous du point mort. Pour cela, les achats entrant dans les coûts fixes doivent être particulièrement surveillés.
Si c'est un besoin déjà couvert par un achat (dépense récurrente), le retour d'expérience est primordial : quantité, prix, qualité, litiges : tout doit être pris en compte.
Pour un nouvel achat ou un achat d'investissement, l'absence d'expérience impose encore plus de méthode pour bien cerner le besoin, y compris sous un angle Coût Complet dans le cas d'un investissement. Dans ce dernier cas, il faut également prendre en compte des critères de rentabilité de l'investissement, qui font souvent entrer en ligne de compte le coût de l'argent.
6. Les données sur les fournisseurs : le risque fournisseur
Les données sur les fournisseurs vont au-delà des simples informations financières. Il est crucial de prendre en compte le risque fournisseur, notamment leur solvabilité, leur fiabilité, ou encore leur exposition à des risques géopolitiques.
Voir l'exemple de la guerre en Ukraine qui a perturbé la supply chain de certaines entreprises ou encore l'impact du tremblement de terre au Japon en 2011, et du tsunami qui a suivi, qui a provoqué l'arrêt complet d'une partie des entreprises japonaises pendant plusieurs mois.
Pour disposer de ces informations, des sites spécialisés comme Altares Dun & Bradstreet, Creditsafe et NOTA-PME peuvent vous renseigner. Pour les grandes entreprises cotées, on retrouve les 3 grands noms américains : S&P Global , Moody's Corporation , Fitch Ratings, qui produisent des notations pour le Credit Risk (remboursement des dettes) mais aussi des notes de Corporate Credit Rating, qui évalue plutôt la solvabilité de l'entreprise.
7. Les données sur les consommations
La collecte des volumes d'achat est aussi importante que celle des prix. Connaitre les quantités achetées permet de détecter les surconsommations et d'optimiser les commandes. Regarder les achats uniquement en euros n'est pas suffisant. Et parfois, les données permettant d'avoir une bonne vision des volumes consommés sont difficiles à trouver... ou inexistante!
C'est un des cas de figure ou des données de votre entreprise, vos consommations, sont mieux connues ... par des entités externes à votre entreprise, en l’occurrence vos fournisseurs, car eux suivent précisément quantité et prix puisque c'est leur chiffre d'affaires!
8. Le calcul du Total Cost of Ownership (TCO)
Le TCO (Total Cost of Ownership) est une méthode qui permet d'évaluer le coût global d'un achat, en prenant en compte non seulement le prix d'achat, mais aussi les coûts liés à l'utilisation, la maintenance, et la fin de vie des produits. Il est utile dans le cas d'achats importants et pour des installations ou des équipements ayant une longue durée de vie.
9. Intégrer des outils d’analyse des données
Pour aller plus loin, vous pouvez intégrer des outils d’analyse des données, comme les solutions de Business Intelligence (BI) ou de Data Analytics. Ces outils vous permettent de croiser vos données d’achats avec d’autres sources de données (comme les indices économiques, la quantité de CO2 générée par les achats, les indicateurs de qualité ...) pour obtenir des analyses plus fines et prendre de meilleures décisions.
10. Conclusion : Un processus d’amélioration continue
Valoriser les données d'achats ne se fait pas en une fois. C’est un processus d’amélioration continue qui nécessite une veille constante, des ajustements réguliers et une collaboration étroite entre les services financiers, achats et opérationnels.
En suivant ces étapes, vous pourrez non seulement mieux comprendre vos dépenses, mais aussi identifier des opportunités d'économies, améliorer vos relations fournisseurs et optimiser la performance globale de votre entreprise.